Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati - di seguito RGPD), si informa che i dati personali forniti saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza nel rispetto della citata normativa europea e di quella nazionale di cui al D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (come modificato dal D.lgs. 10 agosto 2018, n. 101).;

Ruol

A tal riguardo, si forniscono le seguenti informazioni relative al trattamento dei dati personali forniti:

• Titolare del trattamento è la Giunta della Regione Lazio, con sede in Via R. Raimondi Garibaldi 7, 00145 Roma - PEC: protocollo@regione.lazio.legalmail.it , URP-NUR 06-99500 
• Responsabile del Trattamento è LAZIOcrea S.p.A. (società in house e strumento operativo della Regione Lazio, che sviluppa e gestisce il Sistema Informativo di Regione Lazio), designata dal Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 28 del RGPD con DGR 797/2017 integrata con istruzioni operative con DGR 840/2018 e con disposizioni contenute nei successivi contratti quadro sottoscritti con il titolare e nei piani operativi annuali approvati. La informiamo, altresì, che, in applicazione del predetto art. 28, parr. 2 e 4) del RGPD, il Titolare ha rilasciato a LAZIOcrea autorizzazione ai fini dell’eventuale ricorso ad ulteriori (sub) Responsabili del trattamento per l’esecuzione di specifiche attività di trattamento, pertanto i dati personali oggetto della presente informativa potranno essere trattati anche da eventuali ulteriori Responsabili formalmente individuati da LAZIOcrea;
• Responsabile della protezione dei dati (di seguito DPO) nominato dal Titolare del trattamento è contattabile ai seguenti recapiti: dpo@regione.lazio.legalmail.it e dpo@regione.lazio.it

Finalita’ del trattamento e categorie di dati trattati

I dati personali forniti verranno trattati per le seguenti finalità:

• acquisizione e conservazione della copia di documenti stampati e assimilabili (art. 2 e 6 DPR 252/2006) e dei documenti di grafica d’arte e dei documenti fotografici (articoli 2 e 20 del D.P.R. n. 252/2006), ai fini della costituzione dell’ “Archivio delle produzioni editoriali regionali”, ai sensi delle disposizioni vigenti in materia di deposito legale (L. 106/2004, DPR 252/2006 e disposizioni ministeriali e regionali di attuazione);
• avvio di eventuali procedimenti sanzionatori nel caso di constatata violazione degli obblighi vigenti in materia di deposito legale (L. 106/2004, DPR 252/2006 e disposizioni ministeriali e regionali di attuazione; L. 689/1981);
• esecuzione da parte della Regione Lazio di obblighi legali e di compiti di interesse pubblico o comunque connessi all'esercizio dei propri pubblici poteri, ivi inclusi quelli inerenti l’archiviazione, conservazione, ricerca storica e analisi per scopi statistici (DPR 445/2000; R.R. 1/2002; D.Lgs. 42/04; D.Lgs. 82/2005; D.Lgs. 89/1989 e L.R. 47/1998).

I dati personali trattati sono quelli richiesti nella modulistica predisposta per la trasmissione delle copie di deposito legale dei documenti sopracitati, necessari alla identificazione e al contatto dell’editore responsabile della pubblicazione, dell’eventuale referente per la pubblicazione stessa, e dei loro contatti (indirizzo e mail).

Non sono oggetto di trattamento i dati particolari di cui agli artt. 9 e 10 del Reg UE 2016/679.
Pertanto il trattamento è fondato sulle basi giuridiche di cui alle lettere  c) ed e) del paragrafo 1 dell’art. 6 del RGPD.

Durata del trattamento

I dati personali saranno trattati con strumenti manuali e informatici secondo logiche di organizzazione ed   elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate.

Tutti i dati personali saranno trattati in conformità alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, in particolare nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza e in modo da garantire, mediante l’adozione di adeguate misure organizzative e tecniche, la loro sicurezza e protezione da trattamenti non autorizzati e illeciti, dalla perdita, dalla distruzione e da danni accidentali.

I dati personali saranno conservati in un archivio cartaceo e/o informatico, presso la propria sede ed i propri sistemi informatici, ovvero mediante il ricorso a fornitori esterni qualificati e nominati responsabili del trattamento ex art. 28 del Reg. UE 2016/679, per il tempo di 10 anni dal deposito legale effettuato.

I dati possono essere conservati per periodi più lunghi in caso di contenzioso legale ed esigenze difensive, nonché ove necessario ai fini dell’attuazione delle disposizioni vigenti in materia di conservazione e archiviazione documentale per la Pubblica Amministrazione.

Conferimento dei dati

La informiamo che il conferimento dei dati è necessario ai fini di consentire la verifica, da parte dell’Amministrazione Regionale, del rispetto degli obblighi vigenti in materia di deposito legale (L. 106/2004, DPR 252/2006 e disposizioni ministeriali e regionali di attuazione). In caso di mancato conferimento non sarà possibile verificare l’avvenuto rispetto degli obblighi citati dalle suddette disposizioni, con conseguente avvio dei procedimenti sanzionatori previsti.

Categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati

Possono accedere ai dati personali i soggetti interni alla struttura organizzativa del Titolare e del Responsabile del trattamento (dipendenti) in qualità di soggetti autorizzati/incaricati al fine dell’adempimento delle mansioni e dei compiti loro attribuiti in funzione delle finalità in precedenza espresse.

I dati personali raccolti potranno essere comunicati a soggetti terzi per la esecuzione delle attività necessarie al conseguimento delle finalità di trattamento descritte o per l’assolvimento di obblighi di legge (es. diritto di accesso documentale ai sensi della L. 241/1990), che opereranno in qualità di responsabili formalmente individuati ai sensi dell’art. 28 RGPD o in qualità di autonomi titolari.

I dati non sono destinati alla diffusione.

In ogni momento può rivolgersi al Titolare per ottenere informazioni aggiornate sull’ambito di comunicazione dei dati.

I dati personali saranno trattati in modalità digitale e manuale, senza processi decisionali automatizzati, all’interno dello Spazio Economico Europeo. Nel caso di utilizzo di sistemi cloud saranno scelti sistemi che rispettano il Capitolo V del RGDP sul trasferimento dati al di fuori della Comunità Europea

Diritti dell'interessato

In ogni momento l’interessato potrà esercitare, alle condizioni e nei limiti previsti dal RGPD, fermo restando quanto in precedenza specificato in materia di conseguenze della mancata comunicazione dei dati, il diritto di accesso ai propri dati personali nonché gli altri diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del RGPD.

Le richieste dovranno essere trasmesse al Titolare del trattamento agli indirizzi sopra menzionati.

L’interessato potrà, altresì, esercitare il diritto di proporre reclamo all’autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che nel trattamento dei Suoi dati si sia verificata una violazione a quanto previsto dal RGPD, come previsto dall’art. 77 del medesimo Regolamento, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito ufficiale dell’Autorità Garante Privacy .

Aggiornamento dell'informativa

La presente informativa può essere soggetta ad aggiornamenti. Deve ritenersi valida l’ultima informativa pubblicata nella sezione del sito istituzionale regionale dedicato al deposito legale.  

I documenti stampati soggetti all’obbligo del deposito legale regionale sono libri, opuscoli, pubblicazioni periodiche, carte geografiche e topografiche, atlanti, manifesti, musica a stampa.

I documenti stampati nel territorio della Regione Lazio devono essere consegnati in duplice copia.

Ogni copia deve riportare il timbro “esemplare fuori commercio per il Deposito Legale”.

La prima copia per la conservazione deve essere consegnata all’ Archivio di Deposito Regionale di Santa Palomba. modulistica 

La seconda copia per la fruizione del pubblico deve essere consegnata negli istituti depositari sotto elencati, a seconda del luogo di pubblicazione del documento.
 

Per la conservazione dei documenti di grafica d’arte e dei documenti fotografici, anche diffusi su supporto informatico, la copia deve essere consegnata presso:

- Archivio Regionale sito a Santa Palomba - Via Ardeatina km 22,400 - 00040 - S. Palomba,

Pomezia (RM).

Per la conservazione dei video d’artista, anche diffusi su supporto informatico, la copia deve essere depositata presso:

- Cineteca Nazionale – Centro Sperimentale di Cinematografia, Via Tuscolana 1524, 00173

ROMA

La copia deve essere depositata presso:

- Cineteca Nazionale – Centro Sperimentale di Cinematografia, Via Tuscolana 1524, 00173 ROMA

La consegna dei documenti deve avvenire in un plico chiuso dove va riportata l’apposita etichetta (si veda la modulistica predisposta per le pubblicazioni a seconda del luogo di stampa).

All’interno di ogni plico va inserito l’elenco dei documenti in duplice copia (vedi modulistica a seconda del luogo di pubblicazione): infatti l’elenco dei documenti, che verrà restituito timbrato dall’Istituto Depositario, costituisce la ricevuta dell’avvenuto deposito e deve essere conservata dal soggetto che ha effettuato il Deposito.