La documentazione trasmessa deve essere firmata digitalmente laddove la procedura richieda la sottoscrizione autografa del documento. L’indicazione non è tuttavia applicabile alle domande di partecipazione a concorsi pubblici.

La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione e di invio di documenti elettronici assimilabile, per molti aspetti tecnici, alla posta elettronica tradizionale ma che garantisce agli utenti, in virtù di alcune caratteristiche tecniche specifiche, la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o mancata consegna) dei messaggi e-mail al destinatario; in tal senso è assimilabile ad una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.

 E' importante individuare a quale struttura regionale attenga la materia della propria pratica e inviare la propria documentazione utilizzando il solo indirizzo di posta elettronica certificata individuato, affinché non si verifichino duplicazioni o ritardi nella lavorazione della pratica.

• Utilizzare solo una casella di posta elettronica certificata per l’invio di mail. Le caselle PEC della Regione Lazio non sono, infatti, abilitate alla ricezione di mail di posta elettronica tradizionale;
• L’eventuale documentazione allegata alla mail PEC deve essere inoltrata unicamente in formato PDF in quanto questa particolare tipologia di formato risponde in maniera appropriata ai requisiti di trasparenza, durata nel tempo e trasportabilità;
• La dimensione massima consentita per ciascun allegato è pari a 1 MB e comunque non più di 50 pagine stampabili in formato A4;
• La documentazione trasmessa deve essere stampabile in bianco e nero;
• La documentazione trasmessa in formato PDF deve essere firmata digitalmente^[1] solo nei casi individuati con decreto del Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione e del Ministro per la semplificazione normativa(art. 65 comma 1 bis del Codice dell’Amministrazione digitale). L’indicazione non è applicabile alle domande di partecipazione a concorsi pubblici;
• Il mittente del messaggio PEC deve necessariamente corrispondere al titolare della firma digitale apposta sui documenti allegati, nonché all’intestatario dei documenti stessi o a un suo delegato;
• Le firme digitali apposte sugli allegati, devono far riferimento a un certificato elettronico valido, che non sia stato quindi revocato, sospeso, contraffatto o sia scaduto. In caso contrario l’Amministrazione provvederà a segnalare al mittente tramite Posta Elettronica Certificata la mancata presa in carico della pratica dell’utente.
• Deve essere indicato, per ciascuna mail PEC, un solo destinatario istituzionale: nel caso in cui una delle due Strutture di Protocollo ricevesse una mail non di propria pertinenza, provvederà a inoltrarla al registro di protocollo dipartimentale competente, avendo cura di inserire in copia conoscenza il mittente della mail PEC;
• Devono essere allegati alla mail PEC solo i documenti relativi a un singolo procedimento amministrativo ovvero che costituiscano un unicum sotto il profilo giuridico-amministrativo;
• Il testo della mail non deve contenere caratteri speciali come ad esempio le lettere accentate che dovranno essere sostituite dall’analoga lettera seguita dall’apostrofo (e’, perche’, cosi’);
• L’utilizzo della PEC non è consentito per l’invio di documentazione necessaria per la partecipazione a gare pubbliche o per richiedere informazioni.
• I cittadini che hanno inviato messaggi di PEC non conformi alle indicazioni di cui sopra saranno contattati e invitati ad apportare le opportune correzioni/integrazioni pena la mancata presa in carico della posta inviata.

^[1] Si richiede che i documenti firmati digitalmente riportino l’ulteriore estensione .p7m in conformità alle regole DigitPA in materia di firma digitale.