La piattaforma della Regione Lazio per svolgere le conferenze di servizi in modalità telematica

Al fine di garantire lo svolgimento delle conferenze di servizi in modalità telematica, l’amministrazione regionale mette a disposizione, di tutti gli Enti Locali del Lazio che ne facciano richiesta, una piattaforma informatica.

Con la tecnologia proposta, le riunioni tradizionali possono essere sostituite da incontri “telematici”, tra più persone fisicamente distanti tramite videoconferenza, e la condivisione della documentazione è assicurata da uno spazio in “cloud” dedicato, il tutto fruibile con strumenti informatici di uso comune quali pc, tablet e smartphone.

In particolare la piattaforma è costituita da:

• un’applicazione per la gestione di uno “spazio condiviso” (BOX.com), dove:

a) l’amministrazione procedente può depositare la documentazione tecnica e amministrativa necessaria per l’esame dell’intervento/progetto proposto e generare un “indirizzo web”, da comunicare ai partecipanti,  dedicato alla conferenza in esame;

b) i partecipanti alla conferenza, possono accedere (consultare/scaricare) alla documentazione tecnica e amministrativa depositata;

• un’applicazione per le videoconferenze (LifeSize), finalizzata allo svolgimento delle riunioni in modalità telematica, coerentemente con quanto previsto dall’art. 14-ter della legge 241/1990, alla quale si accede mediante indirizzo web preventivamente comunicato all’amministrazione procedente.

Le amministrazioni interessate alla fruizione di queste applicazioni devono presentare apposita richiesta di abilitazione, attraverso l’invio di una nota protocollata, a firma del dirigente dell’ufficio o del responsabile del servizio, all’Area Coordinamento Autorizzazioni, PNRR e Supporto Investimenti (casella PEC conferenzediservizi@pec.regione.lazio.it), indicando nome, cognome, incarico e indirizzo email del personale che opererà sulle stesse.

A seguito di abilitazione alla piattaforma BOX.com, l’amministrazione richiedente riceve una breve guida sull’utilizzo della piattaforma. L’accesso alla “sala riunioni virtuale” (login all’applicazione di videoconferenze) è consentito previa prenotazione effettuata inviando una e-mail a conferenzediservizi@regione.lazio.it, indicando oggetto, data, orario di inizio e fine della riunione, nonché i dati del referente.

L’amministrazione richiedente riceverà una mail di conferma della disponibilità della “sala riunioni virtuale”, contenente l’indirizzo web (link) di accesso alla videoconferenza con le istruzioni d'uso. Sarà cura dell’amministrazione procedente comunicare il link ai partecipanti alla conferenza. La partecipazione alla videoconferenza è avviata, il giorno e all'ora prestabiliti, cliccando sull’ indirizzo web fornito.

È assicurato il supporto necessario per le fasi di apertura e di chiusura del collegamento.