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BUR 10 novembre 1987, n. 31.

 TITOLO I
Disposizioni generali

Art. 1
(Natura giuridica dei documenti)

Gli archivi che appartengono all'Ente Regione Lazio sono assoggettati al regime del Demanio pubblico.

I singoli documenti appartenenti allo stesso Ente sono inalienabili.

Art. 2
(Operazioni archivistiche)

Presso gli uffici di cui al successivo art. 10 si attua il servizio di registratura ed archivio che risponde alla classificazione, protocollazione ed archiviazione degli atti.

Art. 3
(Intestazione dei documenti regionali)

Al fine di consentire uniformità nella intestazione della documentazione per tutte le strutture della Giunta regionale, con eccezione dei documenti quali leggi regionali, deliberazioni della Giunta regionale, decreti ed altri atti monocratici, la corrispondenza della Regione Lazio deve riportare la datazione topica e cronologica, l'indicazione del codice di classificazione seguito dal numero del fascicolo, l'indicazione del numero di registratura sul relativo registro del protocollo, riferimenti archivistici, oggetto (allegato A).

Art. 4
(Contenuto dei documenti)

Per consentire la corretta registratura ed il rapido reperimento degli atti, ciascuna lettera deve avere per oggetto e trattare un solo argomento.

Se il contenuto degli atti dovesse eccezionalmente riguardare più affari o più persone fisiche e/o giuridiche dovranno essere predisposte tante copie od estratti riguardanti solo gli affari o le persone contemplati.

Ciascuna copia od estratto troverà la sua collocazione nel fascicolo al quale spetta, annotando gli estremi di quello di cui viene conservato l'originale.

TITOLO II
Ricevimento degli atti

Art. 5
(Ufficio affari generali)

Tutta la corrispondenza indirizzata alla Regione Lazio è recepita dall'ufficio affari generali posto alle dipendenze del settore affari generali, dell'Assessorato al personale di cui alla L.R. 11 aprile 1985, n. 36.

Art. 6
(Plichi raccomandati)

Il responsabile dell'ufficio affari generali - o altro dipendente delegato - è tenuto a rilasciare ricevuta dei plichi raccomandati od assicurati o che, comunque, comportino l'emissione di una dichiarazione di ricevimento.

La corrispondenza raccomandata ed assicurata deve essere registrata progressivamente su apposito registro a pagine fisse, numerate, timbrate e siglate dal responsabile dell'ufficio.

Art. 7
(Manomissione della corrispondenza)

La eventuale constatazione del cattivo stato di sigilli o mezzi di chiusura dei plichi, lettere o pacchi, che facesse temere danni o manomissioni, può dar luogo all'apertura degli stessi, da parte del funzionario incaricato, in presenza di testimoni, redigendo apposito verbale dell'operazione.

Art. 8
(Notifica di atti giudiziari)

Il funzionario responsabile - o altro dipendente delegato - dell'ufficio affari generali, riceve anche gli atti che ufficiali giudiziari dovessero notificare alla Regione Lazio.

Art. 9
(Smistamento della corrispondenza)

Tutta la corrispondenza ed ogni tipo di atto in arrivo, ripartita per gli Assessorati sarà quotidianamente trasmessa, chiusa nelle buste originali, ai funzionari responsabili delle unità tecniche strumentali o degli uffici affari generali dai suddetti Assessorati.

L'ufficio affari generali provvederà a recapitare alla segreteria amministrativa della Presidenza della Giunta, tutta la corrispondenza indirizzata al Presidente della Giunta e quella che riporti, come destinatario, al dicitura generica «Alla Regione Lazio».

Lo smistamento della corrispondenza alla quale si accompagnino oggetti di valore, carte di credito, assegni, titoli, mandati ed ogni altro documento di natura finanziaria o giuridico-amministrativa rilevante, nonché gli atti notificati dagli ufficiali giudiziari, saranno consegnati alle strutture di cui al precedente articolo, o ai settori o uffici competenti dietro rilascio, da parte di essi, di ricevuta in apposito registro o su fogli di accompagnamento.

TITOLO III
Uffici tecnici strumentali

Art. 10
(Servizi di registratura ed archivio)

Presso ciascuno degli uffici tecnici strumentali o degli affari generali è istituito un servizio che cura la registratura ed archiviazione degli atti dei settori dell'Assessorato.

Nessun altro servizio di registratura ed archivio potrà aversi se non nei casi di istituzione di nuove ripartizioni organiche che corrispondano a quelle previste dalla vigente normativa regionale.

La documentazione prodotta da ciascuno dei settori costituisce, in senso archivistico, una serie dell'archivio dell'ente Regione.

La documentazione relativa al personale in servizio presso l'ente Regione, ancorché prodotta da più settori dell'Assessorato al personale costituisce una serie archivistica.

Nei servizi di registratura ed archivio si attuano le operazioni di classificazione, registratura ed archiviazione di tutti gli atti prodotti, pervenuti e spediti.

Art. 11
(Apertura della corrispondenza)

L'ufficio tecnico strumentale provvede all'apertura della corrispondenza in arrivo, apponendo sulla stessa il timbro a data.

Il funzionario responsabile del predetto ufficio assegna gli atti in arrivo ai singoli settori dell'Assessorato.

Art. 12
(Timbro e data)

Il timbro a data di cui al precedente articolo deve riportare la dicitura dell'Assessorato di appartenenza, dell'ufficio tecnico strumentale, della data giornaliera nonché uno spazio che consenta l'indicazione del settore di assegnazione.

Art. 13
(Assegnazione e protocollazione della corrispondenza)

La corrispondenza, dopo l'apposizione del timbro a data, verrà consegnata al funzionario responsabile del settore il quale indicherà, sul documento, l'ufficio a cui viene assegnato.

Detta corrispondenza, restituita all'ufficio tecnico strumentale, verrà quindi protocollata sul registro del protocollo relativo al settore di appartenenza ai sensi del successivo art. 20 ed inviata per la trattazione con il relativo fascicolo.

Art. 14
(Servizi di ricezione e trasmissione dei fonogrammi)

Agli uffici tecnici strumentali fanno capo i servizi di ricezione e trasmissione dei fonogrammi.

I fonogrammi dovranno essere protocollati, con precedenza su tutta la corrispondenza, nel registro del settore di competenza.

Art. 15
(Fonogrammi)

I fonogrammi, sia in arrivo che in partenza, devono essere redatti in duplice copia, delle quali una viene trattenuta agli atti del servizio stesso.

I fonogrammi, sia in arrivo che in partenza, devono recare, in calce, le seguenti indicazioni:
1)         data e numero di registratura nel registro del protocollo;
2)         data di ricezione o trasmissione;
3)         nominativo degli addetti alla ricezione o alla trasmissione;
4)         ora di arrivo o di trasmissione.

TITOLO IV
Classificazione

Art. 16
(Quadro di classificazione)

Gli atti che pervengono a ciascuno degli uffici di registratura ed archivio, o che da essi ne partano devono essere classificati secondo quadro di classificazione sistematica di competenze e registrati nel registro del protocollo.

Il quadro di classificazione di cui al precedente comma può essere suscettibile di ulteriore sviluppo nelle sue ripartizioni classificatorie in relazione alle modificazioni che le leggi regionali potranno apportare alle competenze ed alle attribuzioni dei settori e degli uffici della Giunta regionale.

Art. 17
(Trasferimento di competenze)

In caso di trasferimento di competenze da un settore ad altro, la parte del quadro di classificazione ad esse relativa sarà trasferita, senza modificazioni, nell'ambito classificatorio del nuovo settore.

Muteranno, adeguandosi alle esigenze di indicazione del nuovo settore, solo gli indici indicativi del settore stesso e dell'ufficio.

Art. 18
(Indici di classificazione)

L'operazione della classificazione comporta la segnatura di un codice formato dalla successione dei seguenti indici:
- indice di archivio corrente che corrisponde al numero indicativo del Settore;
- indice primario che è formato dalle cifre indicative delle classi che vanno dal gruppo alla classe estrema, desunte dal quadro di classificazione.

L'indice primario viene sempre preceduto da un punto distinguendolo dall'indice di archivio.

Se la indicazione di una delle classi comprese nell'indice primario dovesse comportare un numero formato da due cifre, queste saranno precedute e seguite da punti di distinzione;
numero del fascicolo, desunto dal repertorio dei fascicoli di cui all'art. 19, preceduto da una barretta obliqua.

Art. 19
(Repertorio dei fascicoli)

Ogni ufficio di registratura ed archivio deve provvedere alla elencazione dei fascicoli in appositi registri di repertorio, uno per ciascun settore.

Ogni repertorio dei fascicoli, essendo dichiarativo della consistenza archivistica di ciascun settore, assume anche la natura giuridica di inventario qualitativo e quantitativo dell'archivio stesso.

Nei repertori i fascicoli saranno elencati suddivisi a seconda della classe di ciascuna competenza codificata dal titolario.

Accanto ad ogni fascicolo registrato nel repertorio dovrà essere annotato:
- eventuale passaggio di un fascicolo dall'archivio corrente all'archivio di deposito e viceversa;
- indicazione della data e deliberazione che ha approvato lo scarto degli atti eventualmente operato.

Art. 20
(Annotazione di classificazione e registratura)

Ogni documento pervenuto ad uno degli organi di cui all'art. 10 del presente regolamento, dopo essere stato classificato segnandone l'indice ed il numero del fascicolo di appartenenza nell'apposito spazio del timbro di protocollo in dotazione a ciascun ufficio di registratura ed archivio, sarà registrato nel registro del protocollo di cui al titolo successivo.

TITOLO V
Registratura

Art. 21
(Registri del protocollo)

Presso ciascun ufficio tecnico strumentale o degli affari generali sono istituiti tanti registri del protocollo quanti sono i settori di ogni Assessorato o di uffici distaccati.

I registri del protocollo e le serie archivistiche seguiranno i rispettivi settori nel caso in cui questi ultimi siano trasferiti ad altro Assessorato.

Art. 22
(Registro di protocollo)

Il registro del protocollo è diviso in due parti: quella destinata alla corrispondenza in arrivo e quella destinata alla corrispondenza in partenza (Allegato B).

Le annotazioni comuni all'una ed all'altra parte sono:
- numero ordinale di registratura;
- indice di classificazione e numero ordinale del fascicolo;
- collegamenti attraverso l'indicazione dei numeri ordinali di registratura dell'atto registrato con i suoi precedenti o susseguenti, riguardanti lo stesso affare;
- l'ufficio al quale il fascicolo è assegnato o che lo ha trattato.

La parte destinata agli atti in arrivo conterrà le seguenti indicazioni:
- data sotto la quale si effettua la registratura dell'atto;
- data e protocollo dell'atto registrato;
- indicazione della persona giuridica e fisica che scrive (mittente);
- oggetto, cioè riassunto succinto e preciso del contenuto dell'atto ricevuto.

La parte destinata agli atti in partenza conterrà le seguenti indicazioni:
- data dell'atto in partenza;
- indicazione della persona giuridica o fisica cui l'atto è diretto;
- oggetto, cioè riassunto succinto e preciso dell'atto spedito.

Gli atti in partenza che rispondano a pari nota in arrivo devono, di norma, riportare il medesimo numero di protocollo.

Art. 23
(Tenuta del registro del protocollo)

Il registro di protocollo si apre il 1° gennaio e si chiude il 31 dicembre dello stesso anno.

All'atto della chiusura annuale del registro del protocollo, il funzionario titolare dell'Ufficio tecnico strumentale apporrà in calce all'ultima registratura una dichiarazione sottoscritta, riguardante il numero complessivo di registrature effettuate nell'anno, indicando anche i numeri di registratura eventualmente annullati.

Non è consentito lasciare in bianco gli spazi relativi a ciascun numero di registratura o di saltare la successione ordinale di registratura.

Ove ciò dovesse verificarsi per mero errore, il numero di registratura saltato e gli spazi ad esso legati devono essere sbarrati con un segno di annullamento e con apposita dichiarazione sottoscritta dal funzionario responsabile della tenuta dell'ufficio di registratura ed archivio, o da persona dallo stesso delegata.

Per esigenze di organizzazione e funzionamento di un ufficio di registratura ed archivio, potranno essere adoperati fogli staccati del registro del protocollo, previamente vistati dal funzionario responsabile dell'ufficio stesso.

Detti fogli verranno rilegati, in volume, avendo cura di portare a chiusura di ogni volume la dichiarazione di cui al secondo comma.

Qualora un atto registrato in arrivo nel registro del protocollo, non dovesse dar luogo ad altro in partenza, dovrà essere annotata, nello spazio relativo alla parte destinata alla corrispondenza in partenza la dicitura «atti»;

I documenti, le circolari e le disposizioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero del registro del protocollo.

Le circolari possono avere anche un proprio numero d'ordine desunto da apposito registro delle circolari.

Art. 24
(Timbro di registratura)

Il timbro della registratura di cui al precedente articolo, recherà secondo l'allegato modello «C» le seguenti indicazioni:
- intestazione dell'ente, dell'Assessorato e del settore di competenza;
- data della registratura nel registro del protocollo;
- indice di classificazione e numero ordinale di fascicolo;
- numero ordinale di registratura nel registro del protocollo.

Art. 25
(Corrispondenza non soggetta a protocollazione)

Non saranno registrati nel registro del protocollo i giornali, i libri, i bollettini, le Gazzette Ufficiali ed in genere tutti quei documenti a stampa o no, che, per la loro natura, non rivestano alcuna rilevanza giuridico amministrativa presente o futura.

Art. 26
(Atti in partenza)

La corrispondenza in partenza viene inoltrata all'ufficio registratura ed archiviazione per l'annotazione della data, del protocollo e della classificazione sia sull'originale che sulla minuta.

La corrispondenza di cui al precedente comma viene registrata nel registro del protocollo nella parte ad essa riservata ed a fronte della registratura del documento cui si riferisce e del quale assume il medesimo indice di classificazione e lo stesso numero ordinale di registratura.

Gli atti ed i provvedimenti di iniziativa dell'ente regionale si registrano nella parte del registro di protocollo riservata agli atti in partenza.

Art. 27
(Deliberazioni, decreti, ordinanze, contratti)

Le deliberazioni della Giunta regionale, i decreti, le ordinanze e gli atti contrattuali hanno una loro registrazione specifica e separata su appositi registri tenuti esclusivamente a cura degli uffici che provvedono alla loro emissione o ricezione.

Dovranno essere registrate sul comune registro del protocollo le lettere di trasmissione degli atti di cui al precedente comma.

TITOLO VI
Conservazione e archiviazione

Art. 28
(Fascicolo)

Il fascicolo è l'unità elementare di conservazione degli atti ricevuti e delle minute di quelli spediti, riguardanti un unico affare ed ordinati per data.

L'ordinamento per data viene effettuato in senso inverso in modo che il primo atto, ad apertura della copertina del fascicolo, sia sempre il più recente.

Sul frontespizio della copertina del fascicolo debbono essere indicati:
- intitolazione dell'Ente, Assessorato, settore ed ufficio di competenza;
- indice di classificazione e numero ordinale del fascicolo;
- oggetto dell'affare.

Il numero d'ordine del fascicolo è desunto dal repertorio dei fascicoli, cioè dall'elenco dei fascicoli che man mano si sono formati in una classe estrema del quadro di classificazione.

Ogni nuovo fascicolo assumerà il numero ordinale seguente quello dell'ultimo elencato.

I fascicoli possono essere suddivisi nel loro interno in sottofascicoli allorquando l'affare di cui conservano la documentazione assuma particolari aspetti da richiederne la distinzione nel suo ambito.

La suddivisione di un fascicolo in sottofascicoli deve essere annotata all'interno della copertina nel fascicolo con la registrazione del numero ordinale e dell'oggetto di ciascun sottofascicolo.

Se un affare durante la sua trattazione si collega ad un altro, i relativi fascicoli vanno tenuti distinti e del collegamento si farà menzione all'interno delle copertine dei rispettivi fascicoli.

Art. 29
(Fascicoli del personale)

I fascicoli relativi al personale dipendente sono unici per ogni persona.

Detti fascicoli sono suddivisi in sottofascicoli che riportano le varie progressioni giuridiche ed economiche dall'atto di assunzione in servizio, al collocamento a riposo nonché gli atti relativi allo stato di quiescenza.

Detti fascicoli permarranno nell'archivio corrente anche dopo il collocamento a riposo conservando tutta la documentazione riguardante ciascun impiegato dalla cessazione dal servizio in poi.

Art. 30
(Archivio corrente)

Ogni ufficio tecnico strumentale e ciascun ufficio periferico avranno un archivio corrente per la conservazione della documentazione riguardante affari in corso ed uno di deposito per la conservazione della documentazione riguardante affari per i quali si è definitivamente provveduto.

Ogni passaggio di fascicoli dall'archivio corrente a quello di deposito dovrà essere annotato nel repertorio dei fascicoli, indicando anche la data del trasferimento.

Art. 31
(Archivio di deposito)

Nel caso in cui, per necessità amministrative, un fascicolo conservato nell'archivio di deposito, dovesse rientrare nell'archivio corrente, il passaggio verrà annotato sul repertorio dei fascicoli con l'indicazione anche della data del trasferimento.

Contemporaneamente la stessa annotazione verrà effettuata su un foglio che terrà il posto avuto dal fascicolo nell'archivio di deposito.

I fascicoli che vengono trasferiti nell'archivio di deposito, saranno raccolti in cartelle o buste, all'esterno delle quali saranno riportati gli indici di classificazione ed il numero dei fascicoli contenuti.

La documentazione relativa agli affari esauriti da oltre 40 anni, conservata nell'archivio di deposito, prima di essere definitivamente conservata nella «sezione separata di archivio» di cui al D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, sarà assoggettata alle operazioni di scarto.

TITOLO VII
Disposizioni finali

Art. 32
(Temporaneità della destinazione di documenti fuori dagli archivi regionali)

Nessun fascicolo o singolo documento potrà uscire dagli archivi dell'ente Regione se non per necessità di trattazione degli affari.

Ogni altra destinazione temporanea potrà essere autorizzata dal competente ufficio tecnico strumentale in relazione ad esplicita richiesta scritta di chi ne ha la competenza e l'autorità.

Chiunque, per qualsiasi titolo o causa, si trovi in possesso di documenti di spettanza dell'ente Regione, è tenuto alla restituzione degli stessi.

L'ente Regione tutelerà i suoi diritti a norma di legge.

Art. 33
(Eventuali altri strumenti archivistici)

I funzionari incaricati della tenuta degli archivi correnti e di deposito porranno in atto tutti quegli strumenti (schedari, registri, elenchi, ecc.) che riterranno necessari ai fini del miglior funzionamento degli archivi stessi, sia per quanto attiene alla ricerca, sia alla utilizzazione degli atti.

Essi, ogni qualvolta ne verranno richiesti o quando se ne presenterà l'opportunità e la necessità, condurranno studi sull'andamento del servizio archivistico regionale, redigeranno le statistiche necessarie e proporranno ogni miglioramento per l'efficienza del servizio archivistico, collaborando con gli uffici competenti per lo studio di applicazione di tecniche meccanografiche e di riproduzione nonché dell'informatica del settore archivistico.

Art. 34
(Sezione separata di archivio)

Con successivo atto legislativo sarà costituita la sezione separata di archivio e la relativa organizzazione.

Con il medesimo atto si provvederà ad attivare le procedure e gli strumenti per lo scarto degli atti.

Ogni scarto precederà il versamento degli atti nella «sezione separata di archivio».

Art. 35
(Corsi di formazione e aggiornamento)

La Regione Lazio, ai fini dell'attuazione della normativa di cui al presente regolamento che entrerà in vigore dal 1° gennaio dell'anno successivo alla sua pubblicazione sul Bollettino Ufficiale regionale, istituirà e curerà lo svolgimento di corsi di formazione e di aggiornamento professionale in materia archivistica per i propri dipendenti addetti all'espletamento del servizio di registratura e di archivio.

Art. 36
(Norma provvisoria)

Con successivo atto della Giunta regionale sarà approvato il quadro di classificazione sistematica di cui al primo comma dell'art. 16 del presente regolamento.

Il testo non ha valore legale; rimane, dunque, inalterata l’efficacia degli atti normativi originari